Formation Accueil, secrétariat et administration digitale
Objectifs :
• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et chaleur.
• Acquérir les compétences nécessaires pour un archivage efficace.
• S’adapter à la nouvelle donne du classement.
• Effectuer les étapes préalables à toute réorganisation du classement.
• Maîtriser le classement papier et électronique.
• Préparer, participer, et suivre les différentes phases d’une réunion.
• Assurer une relecture et une mise en page professionnelle des comptes rendus.
• Gérer efficacement le courrier à l’arrivée et au départ.
• Produire des documents qualitatifs et rédiger des emails professionnels.
• Effectuer l’inventaire de la documentation et diffuser les informations de manière sécurisée.
Module 1: Accueillir
Adopter un comportement professionnel et chaleureux envers les visiteurs.
Organiser l’accueil pour valoriser l’image de l’entreprise.
Module 2: Archiver
Acquérir les connaissances nécessaires pour un archivage efficace.
Identifier et surmonter les obstacles liés à l’archivage.
Comprendre le rôle crucial de l’assistante dans le processus d’archivage.
Module 3: Classer
S’adapter à la nouvelle donne du classement.
Effectuer les étapes préalables à toute réorganisation.
Maîtriser le classement papier et s’impliquer dans le processus de classement électronique.
Module 4: Rédiger des Comptes Rendus
Préparer, participer et suivre les différentes phases d’une réunion.
Assurer une relecture et une mise en page professionnelles des comptes rendus.
Diffuser rapidement les comptes rendus tout en favorisant le développement durable.
Module 5: Traiter le Courrier et la Messagerie
Gérer le courrier à l’arrivée et au départ de manière efficace.
Traiter le courrier électronique et produire des documents qualitatifs.
Bien rédiger les mails pour une communication claire et professionnelle.
Module 6: Gérer la Documentation
Effectuer l’inventaire de la documentation.
Connaître les attentes des utilisateurs et sécuriser les informations sensibles.
Diffuser les informations tout en utilisant des sources d’information fiables.
Module 7: Favoriser l’Efficacité Collective
Optimiser le travail d’équipe entre les assistantes.
Comprendre une situation donnée et établir des contrats win/win avec les managers.
Module 8: Organiser
Optimiser le temps de travail et gérer les agendas avec efficacité.
Utiliser le gestionnaire de tâches et mettre en place un manuel de poste.
Aménager l’espace de travail pour une meilleure productivité.
Module 9: Gérer les Réunions
Agir de manière réfléchie en suivant une liste de contrôle.
Organiser la journée et assurer un suivi efficace des réunions, y compris à distance.
Module 10: Téléphoner
Communiquer par téléphone en évitant les erreurs courantes.
Appliquer les principes de base de l’organisation téléphonique et maîtriser quelques phrases en anglais.
Module 11: Organiser les Voyages
Préparer les voyages de manière efficace.
Effectuer un suivi minutieux du retour après un déplacement.
Module 12: Les Clés du Succès
Cultiver la vivacité d’esprit et investir dans le développement des compétences.
S’impliquer dans des projets et optimiser son expérience professionnelle.
Effectuer une vérification minutieuse en amont et connaître sa valeur sur le marché du travail.
Module 13: Utiliser les Applications Microsoft Office 365 pour Windows
Maîtriser les fonctionnalités d’Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, OneDrive.
Appliquer ces outils pour optimiser les tâches administratives et professionnelles.
Nous pouvons adapter et personnaliser le programme en fonction de vos besoins par des compléments.
N’hésitez pas à nous contacter pour ajuster le programme de votre formation !